Hledaný výraz musí mít více jak 2 znaky.
Že to není u vás tak hrozné? :) Jste si jistí?
Představte si marketingového ředitele a jeho náladu poté, co mu každý den přijde již pátý dotaz na to, kde je možné stáhnout logo v křivkách. Nejlépe, když dotaz přijde e-mailem a ředitel se zrovna nedívá do pošty. Dotyčný pracovník mu během toho jistě stihne poslat SMS a nakonec mu zavolá. Marketingový ředitel je znechucený z dotazů, které ho zdržují od práce. Lidé z firmy jsou zase naštvaní, že jim neodpoví dost rychle a nemají potřebné dokumenty pro svou práci včas.
Je to taková drobnost, která však ve firmě mezi pracovníky generuje zbytečné mini konflikty. Ty pak vyvolávají k domněnky, které pak vedou k tomu, že celý tým nespolupracuje tak, jak by měl. V našem případě šlo pouze o logo. Představte si ale nějaký důležitý proces nebo návod, na který se lidé ve firmě dotazují stejně často. Své o tom jistě ví každý firemní technolog nebo správce procesů.
Řešením je online systém na správu dokumentů
Tyto často dotěrné drobnosti řeší systém na správu dokumentů. Všechny dokumenty v něm máte na jednom místě. Jsou dostupné přes internetový prohlížeč z počítače, notebooku, tabletu i mobilu. Všechny dokumenty jsou roztříděné do složek, oštítkované a popsané tak, že vždy snadno najdete ten, který potřebujete. Když někdo pro určitý dokument chodí často, označí ho hvězdičkou a má ho vždy na domovské stránce na jedno kliknutí. Jediné, o co se nyní marketingový ředitel musí postarat, je to, aby do dokumentového skladu nahrál vždy poslední verzi loga ve všech potřebných formátech. A má klid.
Když se pak ve firmě rozšíří, kde každý dokument lze snadno najít, vymizí vám všechny dotazy „Kde najdu…“ a zároveň s tím zmizí potenciální minikonflikty. Po zavedení systému na správu dokumentů se pracovníci mezi sebou upozorní, že je potřeba aktualizovat daný dokument.
5 typů dokumentů, které stojí za to do systému ukládat
Do systému pro správu dokumentů je potřeba ukládat vše, na co se zaměstnanci firmy často dotazují a hledají to. Pro inspiraci vám dám příklady typů dokumentů, které jsou často dotazované. Budou se lišit dle velikosti firmy i oboru, ve kterém pracujete.
- Firemní vzhled – logo, logomanuál, hlavičkový papír, šablona prezentace
- Obchod – vzorové nabídky, objednávky, smlouvy
- Produkty – ceníky, letáky, produktové karty, návody, manuály
- Procesy – interní pravidla, směrnice, procesy, školicí materiály
- Strategické dokumenty – účel firmy, vize, organizační struktura, strategický plán
Podle čeho si vybrat vhodný systém na správu dokumentů?
- Musí být online, přístupný přes prohlížeč zobrazitelný přes notebook, tablet, případně mobilní telefon.
- Verzování dokumentů – potřebujete mít vždy jednu aktuální verzi, vidět historii změn a mít možnost připravit si koncept nového dokumentu.
- Uživatelská práva – každý si může upravovat svůj dokument a může určit, kdo dokument uvidí. Nejlépe, když jde určovat práva pomocí celých oddělení a pozic, ne pouze konkrétním výčtem uživatelů.
- Kvalitní členění dokumentů – dokumenty by měly jít co nejlépe strukturovat. Je dobré mít složky, typy a štítky.
- Fultextové vyhledávání – dokumenty musí jít vyhledávat. Alespoň podle názvu a popisu.
- Přehlednost a příjemné prostředí – čím přehlednější a uživatelsky přívětivější systém, tím ho uživatelé snáze přijmou a budou ho více využívat.
- Pevné odkazy na dokumenty – každý dokument by měl mít pevný odkaz, abyste se na něj mohli odkazovat a propojovat dokumenty mezi sebou.
Nebojte se, pomůžeme vám systém nasadit a všechny zaškolíme
S naší pomocí je nasazení systému otázka několika dnů. Projdeme několika základními kroky, a máte vyřešeno.
- Vstupní konzultace – shrnutí vašich požadavků na dokumentový sklad, pověření hlavního správce dokumentů
- Založení systému na správu dokumentů
- Vyplnění struktury dokumentového skladu – složky, typy, štítky
- Sběr aktuálních verzí dokumentů ve vaší firmě
- Zaškolení uživatelů, kteří budou plnit dokumenty
- Naplnění všech firemních dokumentů
- Založení přihlašovacích účtů pro všechny zaměstnance
- Zaškolení všech zaměstnanců
- Průběžná aktualizace verzí dokumentů
Dejte lidem víc užitečných věcí na jedno místo. Budou tam chodit častěji
Do systému na správu dokumentů budou někteří zaměstnanci chodit častěji, někteří málo často a budou i tací, kteří nebudou vědět, že nějaký systém existuje. Pro vás je ale výhodné, aby do systému chodili vaši zaměstnanci co nejčastěji a dokázali ho používat. Jednak si rychleji najdou, co potřebují, a jednak neruší ostatní kolegy.
Co navíc může systém obsahovat:
- Firemní nástěnku – co je ve firmě nového, změny, oznámení, sdílení úspěchů
- Významné události zaměstnanců – narozeniny, nové posily, výročí nástupu
- Organizační strukturu – seznam kontaktů na zaměstnance, zobrazený ve firemní struktuře i s fotkami