Základem fungující firmy je kvalitní komunikace - interní, mezi zaměstnanci a externí s klienty. Dnes většinu této komunikace zajišťujeme prostřednictvím e-mailů, přičemž každý odešle velké množství zpráv a ještě větší počet jich dostane. A musí se s nimi nějak vypořádat.
Každý vyřizuje e-maily po svém. V Outlooku si udělá padesát složek, zavede desítky pravidel, nastaví štítky, vlaječky nebo kategorie. Ti zkoumavější zavádějí dokonce i metodologie na řízení času a různě s nimi experimentují. Ať tak, či tak, každý den je stejně čeká těch 50 a víc e-mailů, na které musí nějak zareagovat.
Pravá zkouška vzniká ve chvíli, kdy musíte řešit spor a potřebujete dohledat určitou komunikaci. Většina začne prohledávat svoje složky a marně vzpomínat na konkrétní slovo, podle kterého by vyfiltrovala svých 300 výsledků a dostala alespoň 20, které už bude schopna jeden po druhém projít. Všechno jde vyřešit, jen to stojí nervy a čas.
Ještě jsme zapomněli dodat, že se k běžnému e-mailovému chaosu občas přidá i vedení firmy. Vždyť kvůli té „absolutně nejdůležitější věci”, jakou je změna jednoho slova v odstavci 3 na straně 8 v procesu příjmu nových zaměstnanců, se přece musí poslat hromadný e-mail všem zaměstnancům. A na to samozřejmě pár jednotlivců odpoví s dotazem (a pošle to opět na všechny)…
Představte si pak výraz někoho, kdo se po dvou dnech vrátí dovolené, a nečeká tu na něj 50, ale 100 nepřečtených e-mailů.
Co kdyby existoval nástroj, který by eliminoval a výrazně zjednodušil veškerou e-mailovou komunikaci. Rázem se pak z e-mailů stává to, co vždycky byly - pouhé prostředky komunikace. Cokoliv navíc přidělává jen komplikace.
Tímto nástrojem je eBRÁNA systém, který zahrnuje evidenci všech zaměstnanců, klientů a věcí, co mezi sebou řeší. Těmto věcem říkáme aktivity a mohou to být úkoly, projekty, obchodní nabídky, žádosti nebo cokoliv dalšího k řešení. Jsou to vlastně taková témata, do kterých jde seskupovat komunikace.Hezky to jde vysvětlit na příkladu: Zákazník mi pošle e-mail, že potřebuje něco upravit. Já si z e-mailu jedním kliknutím vytvořím úkol a předám ho kolegovi k řešení. Jeho systém na úkol upozorní, takže do něj může vepsat poznámku, že se k němu dostane za týden. Pak mi úkol vrátí, já si ho otevřu, přečtu poznámku a přímo z úkolu napíšu klientovi e-mail. Ten potom odpoví, že souhlasí, přičemž se jeho e-mail automaticky přiřadí k úkolu.
Úkol funguje jako vlákno. Po schválení ho předám zpět kolegovi k realizaci. Jemu se zařadí do fronty s úkoly podle termínu, jaký nastavil. Jakmile pak bude hotovo, přeřadí mi kolega úkol zpátky a já budu moci poslat klientovi řešení.
Výsledkem je jeden úkol, ke kterému mám napojeno 5 e-mailů. Dají se kdykoliv dohledat a jsou natrvalo archivované v databázi u klienta. Množství emailů se tak výrazně redukuje. Termíny už nehlídá e-mailový klient, ale systém v podobě úkolů.Stejné je to s vnitrofiremní komunikací. Za tímto účelem využívá eBRÁNA systém nástěnku, kam můžete přidat jakýkoliv příspěvek - personální změny, rychlé stavové zprávy, změny v procesech apod. Zaměstnanci je pak mohou komentovat v diskusi nebo lajkovat podobně jako na sociální síti.
Po zavedení eBRÁNA systému zredukujete množství e-mailů na minimum. Budete schopni plánovat, měřit a vyhodnocovat svou komunikaci. eBRÁNA systém je komplexní službou a začít můžete právě zavedením pořádku v e-mailech.Mějte čistou hlavu a získejte přehled nad všemi úkoly a projekty.
Dejte obchodníkům vše, co potřebují k efektivní práci. Žádná administrativa navíc.
Zbavte se hromadných e-mailů a podpořte vztahy mezi kolegy.
Martin Semerád
produktový manažer
Pomáhám firmám si zlepšit vlastní organizaci a posílit firemní kulturu zavedením systému. Každá firma je unikát a potřebuje individuální přístup. Přesto se dají najít společné prvky, postupy a rady, které pomůžou v každé firmě. Neváhejte se na mě obrátit pokud chcete zlepšit svojí firmu a věříte stejně jako já, že to jde pomocí nasazení systému.
