Představte si marketingového ředitele a jeho náladu poté, co mu každý den přijde již pátý dotaz na to, kde je možné stáhnout logo v křivkách. Nejlépe, když dotaz přijde e-mailem a ředitel se zrovna nedívá do pošty. Dotyčný pracovník mu během toho jistě stihne poslat SMS a nakonec mu zavolá. Marketingový ředitel je otrávený z dotazů, které ho zdržují od práce. Lidé z firmy jsou zase naštvaní, že jim neodpoví dost rychle a nemají včas potřebné dokumenty pro svou práci.
Je to taková drobnost, která však ve firmě mezi pracovníky generuje zbytečné mini konflikty. Ty vyvolávají domněnky, které vedou k tomu, že celý tým nespolupracuje tak, jak by měl. V našem případě šlo pouze o logo. Představte si ale nějaký důležitý proces nebo návod, na který se lidé ve firmě dotazují stejně často. Své o tom jistě ví každý firemní technolog nebo správce procesů.
Tyto často dotěrné drobnosti řeší systém na správu dokumentů. Všechny dokumenty v něm máte na jednom místě. Jsou dostupné přes internetový prohlížeč z počítače, notebooku, tabletu i mobilu. Všechny dokumenty jsou roztříděné do složek, oštítkované a popsané tak, že vždy snadno najdete ten, který potřebujete. Když někdo pro určitý dokument chodí často, označí ho hvězdičkou a má ho vždy na domovské stránce na jedno kliknutí. Jediné, o co se nyní marketingový ředitel musí postarat, je to, aby do dokumentového skladu nahrál vždy poslední verzi loga ve všech potřebných formátech. A má klid.
Když se pak ve firmě rozšíří, kde každý dokument lze snadno najít, vymizí vám všechny dotazy „Kde najdu…“ a zároveň s tím zmizí potenciální minikonflikty. Po zavedení systému na správu dokumentů se pracovníci mezi sebou upozorní, že je potřeba aktualizovat daný dokument.
Do systému pro správu dokumentů je potřeba ukládat vše, na co se zaměstnanci firmy často dotazují a hledají to. Pro inspiraci vám dám příklady typů dokumentů, které jsou často dotazované. Budou se lišit dle velikosti firmy i oboru, ve kterém pracujete.
S naší pomocí je nasazení systému otázka několika dnů. Projdeme několika základními kroky, a máte vyřešeno.
S dokumentovým skladem budete mít ve všem pořádek. Na naší osobní konzultaci vám vše vysvětlíme. Za setkání s námi vůbec nic nedáte. Vážně! Projekt s vámi probereme zcela zdarma.
Do systému na správu dokumentů budou někteří zaměstnanci chodit častěji, někteří málo často a budou i tací, kteří nebudou vědět, že nějaký systém existuje. Pro vás je ale výhodné, aby do systému chodili vaši zaměstnanci co nejčastěji a dokázali ho používat. Jednak si rychleji najdou, co potřebují, a jednak neruší ostatní kolegy.
