Upravit stránku
eBRÁNA web

Správa firemních dokumentů (DMS)

Dobře nastavená správa firemních dokumentů šetří čas každého zaměstnance a zvyšuje efektivitu celé firmy. Ať už se jedná o logo, ceníky, vzorové nabídky, letáky, vnitřní směrnice nebo procesy; vše je na jednom místě verzované a dohledatelné. Ve vaší firmě zmízí dotazy typu: „Kde najdu logo?“ nebo „Kde je nejnovější ceník?“

3 případy, kdy vám systém na správu dokumentů usnadní život

Jedno online uložiště

Všechny šablony, loga, ceníky a interní směrnice jsou na jednom místě snadno vyhledatelné. Dostanete se k nim přes internet, a to i z mobilu a tabletu.

Snadné ovládání

Dokumenty zvládne vkládat i úplný laik a tím odpadne nutnost aktualizace přes jednoho člověka ve firmě. To vede většinou k jeho přetížení a nefunkčnosti.

Zmizí zbytečné dotazy

Kompletně zrušíte potřebu informovat hromadnými emaily, které nikdo nemá rád. Upozornění a diskuze nad novými verzemi jsou přímo v dokumentovém skladu.

6 dalších drobností, díky kterým budou mít vaši zaměstnanci systém na správu dokumentů rádi

  1. Nejčastěji používané dokumenty si označíte hvězdičkou a máte je k dispozici na jedno kliknutí hned na úvodní ploše.

  2. Každý dokument můžete nasdílet libovolnému oddělení, pozicím nebo konkrétním uživatelům.

  3. Když někdo upraví dokument, který sledujete, vždy se o tom dozvíte a můžete si stáhnout nejnovější verzi.

  4. U důležité změny si můžete vyžádat potvrzení o vzetí na vědomí. U každého dokumentu pak vidíte, pro kolik lidí je určen, kolik z nich už ho vidělo, kolik ho vzalo na vědomí a kolik ještě ne.

  5. Kdykoliv se můžete podívat na starší verze. Vidíte, kdo, kdy a co změnil. To vám zajišťuje automatizované verzování.

  6. Každý dokument má pevnou adresu, takže se na něj můžete trvale odkazovat a vytvářet si seznamy - například do popisů pracovní pozice.

 

Chcete si správu dokumentů vyzkoušet?

Vyplňte formulář a získejte přístup do 30 denní verze zdarma.
Pokud chcete poradit nebo pomoci, pak využijte naši
vstupní konzultaci zdarma.

Snadná dohledatelnost pomocí zatřízení dokumentů více způsoby

Dokumenty jsou zatřízené do složek, dále si je můžete třídit podle typu a podle libovolných štítků. Nad názvem a popisem dokumentu můžete fulltextově vyhledávat. Dokumenty, pro které často chodíte, si označíte hvězdičkou a máte je vždy na úvodní ploše hned po ruce.

Automatické verzování dokumentů šetří práci

Dokumentům přiřazujeme třímístné číslo 1.0.0. Podle velikosti změny v dokumentu se automaticky navýší odpovídající číslo a případně se publikuje oznámení o změně nebo se vyžádá potvrzení o vzetí na vědomí. Automatizace šetří čas a sjednocuje procesy v celé firmě.

Sdílení a systém práv podle firemní struktury

Každému dokumentu můžete nastavit, pro koho je určen. Tento výčet se neomezuje pouze na konkrétní zaměstnance, ale také na divize, oddělení, pozice nebo libovolně vytvořené skupiny. Tato forma sdílení je výhodná pro nové zaměstnance. Tím, že se zařadí do firemní struktury, mají ihned odkryté všechny dokumenty určené dané pozici.

Propojení na další součásti eBRÁNA systému

Aby se vám dokumentový sklad ve firmě co nejvíce uchytil, doporučujeme použít i další části systému. Příkladem mohou být kontaktní údaje na kolegy, informace kdo bude mít brzo narozeniny, představení nových pracovníků, firemní nástěnka s nejdůležitějšími zprávami z firemního dění.

Prohlédněte si ukázky z dokumentového skladu

Za konzultaci u nás nic nedáte. Vážně!
Váš projekt s vámi probereme zcela ZDARMA

Můžete vyplnit formulář, poslat e-mail nebo zatelefonovat. Je to jen na vás

Jiří Lukáš
Specialista na systém
  • Vlastní zkušební verze se hodí každému, kdo má vážnější zájem. Chce dát čas tomu si se svojí verzí pohrát, upravit si nastavení a začít si plnit svoje data. Můžete si udělat přístup i pro své kolegy a vyzkoušet si týmovou práci.  Pokud se rozhodnete eBRANA system používat tato verze vám zůstává k používání.

Kam dál?

  • Podívejte se do ceníku, kolik stojí Systém na správu dokumentů.
  • Aby měl Systém na správu dokumentů ve vaší firmě větší úspěch, můžete ho doplnit o další užitečné moduly - nástěnku, články nebo významné události.
Nahoru