Stále se hovoří o Time managementu naší práce. Kdo z vás si ale umí svůj čas naplánovat? Kdo má alespoň přehled o své denní činnosti? To jsou otázky dnešní rychle se vyvíjející doby. Brzy nejspíš přijde čas, kdy ten, kdo nebude mít přehled o svém čase a nenaučí se s ním nakládat, nebude schopen rychlosti vývoje stačit.
eBRÁNA system již před delším časem představil funkčnost, kdy na každou činnost se tvoří Výkazy práce. Ty slouží k tomu, aby jste po skončení nějaké činnosti (Aktivitě) zaznamenali, od kdy do kdy jste na příslušné činnosti pracovali. Je to dobrý nástroj, dává vám přehled o rozložení vašich činností v pracovní době. Průběžné vykazování zvýšilo efektivitu na administraci výkazů práce.
Jedním kliknutím na Stopky spustíte začátek výkazu. čas který věnujete vykazování se tak zkrátí na minimum. Na konci aktivity zase kliknete na Stopky a výkaz je hotový. Průběžné vykazování pomůže rozklíčovat i minutové aktivity. Odpovězte si na otázku: Kdo si dělá poznámky, že od 13:00 do 14:00 pracoval 5 min. na odpovědi na email jednomu zákazníkovi a 3 minuty druhému a pak … . No řekněme si, že pokud budete chtít na každých pět minut pamatovat, tak na něco zapomenete a nakonec přemýšlíte, co jste to vlastně všechno dělali. Mít však šanci vidět i využití těchto časových úseků, vám přinese užitečné poznatky pro zlepšení v řízení vašeho času.
Tento fakt vzešlý z podnětů uživatelů přivedl vývojový tým informačního systému eBRÁNA system k překotné inovaci - Průběžnému vykazování. Pro využití Průběžného vykazování potřebujete mít aktivní modul Aktivity, protože Průběžný výkaz se váže ke konkrétní Aktivitě. Pokud zvolíte verzi systému včetně modulu Zakázky, získáte navíc možnost automaticky zobrazovat náklady spojené s výkazem do nákladů Zakázky. Takto velice rychle získáte přehled o nákladech doposud na příslušnou Zakázku vynaložených.
1. Stopky na ploše
Jsou trvale viditelné, ať už pracujete v kterékoli části systému. Kdykoli podle barvy Stopek hned rozenzáte, zda výkaz běží (zelená) či neběží (červená) a kolik času už je odpracováno.
Potřebujete odpovědět na e-mail týkající se konkrétní Aktivity, kliknete na Stopky (mohou být podle vašeho nastavení buď vpravo nahoře nebo vlevo dole), vyberte Aktivitu, které se výkaz týká a klikněte na Spustit.
Jakmile dokončíte práci na e-mailu, kliknete na Stop a výkaz se uzavře a uloží. Průběžný Výkaz je hotový a vy se už nemusíte k ničemu vracet.
2. Stopky ve wigetu Aktivity
Aby bylo možné stopky ve widgetu Aktivit vidět je nejprve nutné v nastavení widgetu vybrat možnost Měření výkazů. Ikona stopek se tak objeví před názvem každé Aktivity.
3. Stopky v detailu Aktivity
Jsou automaticky viditelné v každé Aktivitě. Najdete je na pravé straně v řádku obsahujícím název Aktivity vedle dalších ikon (Sledovat, Oblíbené a další)
Tyto Stopky fungují shodně jako Stopky ve widgetu Aktivity - spustíte či zastavíte Průběžný výkaz.
Vše v rámci Průběžného vykazování probíhá rychle a efektivně. Nemusíte si nic pamatovat. Pokud na konci dne chcete vidět, co jste všechno stihli a kolik to stálo času, pustíte si modul Výkazy a podíváte se na přehled. Pokud jste mimo kancelář funguje to i na mobilním telefonu či tabletu. Samozřejmě máte možnost doplnit si dodatečně poznámky ke každému průběžnému výkazu.
Z výkazů se automaticky tvoří podklad pro mzdovou účtárnu. Lze z nich vyčíst, jak efektivně práce probíhala s ohledem na čas věnovaný té které činnosti. Podle takto prováděných Průběžných výkazů na všech činnostech (Aktivitách) lze zahájit práce na správném nastavení Time managementu. Prostě budete mít přehled o tom, co všechno během dne děláte. To kalendář nezvládne.
